So lassen Sie Kunden Beiträge vor dem Veröffentlichen freigeben

Der Validierungsmodus stellt sicher, dass kein Beitrag auf dem LinkedIn-Profil eines Kunden live geht, bevor dieser ihn genehmigt hat. Sie bereiten die Beiträge vor, der Kunde prüft und gibt sie über einen einfachen Link frei, und alles geschieht unter Ihrer Marke – ohne dass die Kunden dafür ein Konto erstellen müssen.

In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie den Modus aktivieren, die Zugriffsebene des Kunden festlegen, Beiträge teilen, wie der Lebenszyklus eines Beitrags aussieht und wie Feedback und Erinnerungen den Freigabeprozess am Laufen halten.

Diese Funktion wurde für Agenturen und Teams entwickelt, die Beiträge im Namen mehrerer Personen verwalten. Wenn Sie sie in Ihrem Konto nicht sehen, liegt das meist an der Organisationseinrichtung: Überprüfen Sie Ihre Teameinstellungen oder kontaktieren Sie den Support.

Validierungsmodus aktivieren

Der Validierungsmodus ist die Funktion, die das gesamte System zur Kundenprüfung in einem Kalender freischaltet: Teilen, Freigabe und den Diskussionsverlauf.

Sie aktivieren ihn für jedes Mitglied einzeln. Für Organisationen vom Typ Agentur ist er standardmäßig für jedes neue Mitglied aktiviert, sodass die Kundenfreigaben von Anfang an aktiv sind. Sobald er für ein Mitglied aktiv ist, werden dessen Beiträge erst dann veröffentlicht, wenn jeder einzelne als valide (freigegeben) markiert wurde.

Sobald die Funktion aktiv ist, ändern sich zwei Dinge im Kalender: Beiträge erhalten einen Farbcode, der den aktuellen Status anzeigt, und eine Schaltfläche zum Teilen erscheint, mit der Sie den Kalender an den Kunden senden können.

Zugriffsstufe des Kunden wählen

Bevor Sie einen Link teilen, legen Sie fest, was der Kunde tun darf. Es gibt drei Stufen, von den am stärksten eingeschränkten bis zu den umfassendsten Rechten.

• Einfach (Simple). Der Kunde kann nur lesen: keine Freigabe, keine Diskussion. Ideal, um jemandem den Plan zu zeigen, ohne ihn in den Freigabeprozess einzubinden.

• Freigabe (Validation). Der Kunde kann Beiträge ansehen, genehmigen oder zurückstellen und Kommentare dazu abgeben. Dies ist der häufigste Fall, bei dem der Kunde grünes Licht und Feedback gibt.

• Bearbeitung (Edition). Umfasst alle Funktionen der Freigabe, plus die Möglichkeit, den Beitragstext direkt zu bearbeiten. Ideal für einen sehr selbstständigen Kunden oder ein Teammitglied, das Beiträge mit Ihnen zusammen schreibt.

Beginnen Sie mit der Freigabe (Validation). Dies ist die perfekte Balance zwischen der Meinung des Kunden und Ihrer Kontrolle über die Inhalte.

Den gesamten Kalender oder einen einzelnen Beitrag teilen

Sie haben zwei Möglichkeiten zum Teilen. MagicPost bereitet die Links für jede Zugriffsebene vor, sodass der passende Link nur noch kopiert und gesendet werden muss.

• Der gesamte Kalender. Der Kunde sieht alle geplanten Beiträge und kann sie in seinem eigenen Tempo prüfen. Dies ist die Standardeinstellung für eine monatliche Überprüfung.

• Ein einzelner Beitrag. Teilen Sie einen bestimmten Beitrag, wenn Sie schnelles Feedback wünschen, ohne den gesamten Plan offenzulegen. Die Ansicht passt sich der Phase des Beitrags an: Entwurf, geplant oder veröffentlicht.

Was Ihr Kunde sieht

Der Kunde klickt auf den Link und landet direkt in Ihrem Kalender – ohne ein Konto zu erstellen und ohne Passwort.

Überall wird Ihr Name und Ihr Logo angezeigt, nicht das von MagicPost. Der Browser-Tab, das Symbol und die Kopfzeile sind alle im Design Ihrer Marke gehalten. Für den Kunden wirkt es wie das eigene Tool Ihrer Agentur.

Je nach gewählter Zugriffsstufe kann der Kunde einen Beitrag öffnen, den endgültigen Inhalt lesen, ihn mit einem Klick freigeben oder bei einer Anmerkung zurückstellen, einen Kommentar hinterlassen, um Ihnen Änderungen mitzuteilen, und (mit der Bearbeitungsstufe) den Text direkt anpassen. Der geteilte Kalender funktioniert auch auf Mobilgeräten, sodass Freigaben bequem von unterwegs erledigt werden können.

Der Lebenszyklus eines Beitrags

Jeder Beitrag durchläuft verschiedene Status, die dank eines Farbcodes auf Ihrem Kalender auf einen Blick erkennbar sind.

• Freizugeben (Grau). Der Beitrag ist geplant, wurde aber vom Kunden noch nicht freigegeben. Solange er in dieser Phase ist, wird er nicht veröffentlicht.

• Freigegeben (Grün). Der Kunde hat grünes Licht gegeben. Der Beitrag wird automatisch zum geplanten Zeitpunkt veröffentlicht.

• Veröffentlicht (Blau). Der Beitrag ist auf LinkedIn live.

Die wichtigste Sicherheitsmaßnahme: Ein Beitrag, der nicht freigegeben wurde, geht niemals online. Sie können nichts versehentlich ohne Zustimmung veröffentlichen.

Ein Beitrag, der bereits live ist, kann nicht mehr bearbeitet oder freigegeben werden, da er öffentlich ist. Wenn Sie einen bereits veröffentlichten Beitrag teilen, erhält der Kunde einen schreibgeschützten Zugriff (Stufe Einfach), beispielsweise um die Statistiken einzusehen.

Einen Beitrag mit Ihrem Kunden diskutieren

Eine Freigabe ist selten ein einfaches Ja oder Nein. Oft möchte der Kunde sagen „Super, aber ändere bitte den Einstieg“ oder „Können wir das auf Donnerstag verschieben?“. MagicPost sorgt dafür, dass diese Konversation direkt am Beitrag anstatt in verstreuten E-Mails geführt wird.

Unter jedem freigegebenen Beitrag befindet sich ein Diskussionsverlauf:

• Der Kunde schreibt seine Anmerkungen direkt an den Beitrag und kann seine eigenen Nachrichten auch wieder löschen.

• Sie antworten direkt aus MagicPost heraus und können den Thread bei Bedarf moderieren.

• Alle Beteiligten sehen den gesamten Verlauf an einem Ort, direkt dem richtigen Beitrag zugeordnet.

Wenn der Kunde eine neue Nachricht hinterlässt, wird dies am Beitrag signalisiert, sodass Sie sofort sehen, welche Beiträge Aufmerksamkeit benötigen. Sobald Sie den Thread gelesen haben, erlischt die Anzeige. Feedback-Schleifen werden kürzer, da niemand mehr mühsam den Kontext in seinem Posteingang suchen muss.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Sie müssen den Kalender nicht ständig aktualisieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. Benachrichtigungen werden einmalig im Dialogfeld Kalender teilen eingerichtet und in zwei Gruppen unterteilt, die jeweils unterschiedliche Updates erhalten.

• Interne Empfänger (Ihre Seite: Inhaber der Organisation, Admins) werden benachrichtigt, wenn ein Beitrag freigegeben wird oder eine neue Nachricht im Diskussionsbereich eingeht.

• Externe Empfänger (Kundenseite) werden benachrichtigt, wenn ein Beitrag geplant ist und freigegeben werden muss oder wenn eine neue Nachricht eingeht. Externe Empfänger sehen nur das, was sie betrifft – niemals die internen Aktivitäten Ihres Teams – und erhalten E-Mails im Design Ihrer Marke.

Wenn Ihr Team Slack nutzt, können Sie einen Slack-Kanal als internen Empfänger hinzufügen und erhalten die gleichen internen Ereignisse dort. Dies ist optional und funktioniert parallel zur In-App-Glocke und der E-Mail-Benachrichtigung.

Erinnerungen verhindern, dass eine geplante Veröffentlichung verpasst wird. Wenn ein Beitrag kurz vor dem geplanten Veröffentlichungszeitpunkt noch nicht freigegeben ist, erinnert MagicPost die zuständige Person rechtzeitig. In einer Agentur-Umgebung geht diese Erinnerung an die Person, die tatsächlich freigeben kann: einen Manager, falls das Teammitglied von einem beaufsichtigt wird, andernfalls an den Kontoinhaber.

Freigaben im gesamten Team verwalten

Wenn Sie ein Team leiten, müssen Sie nicht in die Konten der einzelnen Mitglieder wechseln, um deren Kundenfreigaben zu verwalten. Nutzen Sie im Mitglieder-Dashboard das Drei-Punkte-Menü neben einem Mitglied, um dessen freigegebene Kalender direkt zu öffnen und zu verwalten. Der Validierungsmodus funktioniert für jedes Mitglied, einschließlich Inhabern und Admins, sodass das gesamte Team Kundenfreigaben auf dieselbe Weise abwickelt.

Best Practices

• Ein Link pro Kunde, eine Stufe pro Anwendungsfall. Nutzen Sie den Link „Freigabe“ für den Endkunden und den Link „Bearbeitung“ für eine vertrauenswürdige Person, mit der Sie eng zusammenarbeiten.

• Deaktivieren Sie Links nach Projektende. Sie können den Zugriff mit einem Klick entziehen, ohne Ihre anderen Freigaben zu beeinträchtigen. Für einmalige Kampagnen können Sie auch ein Ablaufdatum für den Link festlegen.

• Richten Sie Benachrichtigungen an die Person, die entscheidet. Stellen Sie sicher, dass die Person, die freigibt – und nicht nur ein Beobachter –, auf der Empfängerliste steht.

• Lassen Sie den Validierungsmodus aktiv über die gesamte Dauer der Zusammenarbeit. Dies ist Ihre Garantie, dass kein Beitrag ohne Freigabe online geht.

FAQ

Muss mein Kunde bezahlen oder ein Konto erstellen?

Nein. Sie öffnen einfach den Freigabelink und das war's: kein Konto, kein Passwort und kein MagicPost-Abonnement auf ihrer Seite erforderlich.

Kann ich den Zugriff eines Kunden widerrufen?

Ja, jederzeit. Sie deaktivieren einfach den betreffenden Link, während Ihre anderen Freigaben aktiv bleiben. Sie können auch ein Ablaufdatum für einen Link festlegen.

Kann mein Kunde meine Beiträge ohne mein Wissen ändern?

Nur, wenn Sie ihm die Stufe „Bearbeitung“ (Edition) zuweisen. Mit der Stufe „Freigabe“ (Validation) können Kunden Beiträge freigeben und kommentieren, aber den Text nicht bearbeiten.

Was passiert, wenn ein Beitrag nicht rechtzeitig freigegeben wird?

Er wird nicht veröffentlicht. Eine Erinnerung weist den Freigebenden vor der geplanten Zeit darauf hin, damit ein vergessener Klick nicht zu einem verpassten Beitrag führt.

Sieht mein Kunde das Branding von MagicPost?

Nein. Der geteilte Kalender sowie die Benachrichtigungs-E-Mails werden unter Ihrem Namen und Ihrem Logo versendet (White Label).

Muss ich Slack nutzen?

Nein. Slack ist optional. Die Mitteilungen über die In-App-Glocke und per E-Mail funktionieren auch unabhängig davon.

Benötigen Sie Hilfe?

Kontaktieren Sie uns über den In-App-Chat oder vereinbaren Sie ein 30-minütiges Einführungsgespräch, um den Validierungsmodus für Ihre Agentur einzurichten: https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team