Come consentire ai clienti di convalidare i post prima della pubblicazione

La modalità di convalida è il modo in cui MagicPost si assicura che nessun post venga pubblicato sul profilo LinkedIn di un cliente fino a quando quest'ultimo non lo ha approvato. Tu prepari i post, il cliente li esamina e li approva tramite un semplice link, e tutto avviene con il tuo marchio, senza che debba creare alcun account.

Questa guida spiega come attivare questa modalità, come scegliere cosa può fare il cliente, come condividere, il ciclo di vita del post e come i feedback e i promemoria mantengono attivo il processo di approvazione.

Questa funzionalità è pensata per agenzie e team che gestiscono post per conto di più persone, ed è inclusa nel piano Agency. Se non la vedi nel tuo account, di solito è una questione di configurazione dell'organizzazione: controlla le impostazioni del tuo team o contatta il supporto.

Per l'intero flusso di lavoro dell'agenzia correlato (aggiungere clienti, collegare i loro profili LinkedIn, reportistica), consulta come gestire i tuoi clienti su MagicPost.

Attivare la modalità di convalida

La modalità di convalida è l'interruttore che abilita l'intero sistema di revisione del cliente su un calendario: condivisione, approvazione e thread di discussione.

La attivi per singola persona. Per un'organizzazione di tipo Agency, è abilitata per impostazione predefinita per ogni nuovo membro, quindi le approvazioni dei clienti sono attive fin dall'inizio. Una volta attiva per un membro, i suoi post non verranno pubblicati fino a quando ciascuno di essi non sarà contrassegnato come convalidato.

Non appena viene attivata, cambiano due cose sul calendario: i post ricevono un codice colore che mostra lo stato di ciascuno e compare un pulsante Condividi per poter inviare il calendario al cliente.

Scegliere il livello di accesso del cliente

Prima di condividere un link, decidi cosa può fare il cliente. Ci sono tre livelli, dal più limitato al più ampio.

• Semplice. Il cliente può solo visualizzare: nessuna approvazione, nessuna discussione. Ideale per mostrare la programmazione a qualcuno senza coinvolgerlo nella revisione.

• Convalida. Il cliente può visualizzare, approvare o mettere in attesa i post e discuterne. Questo è il caso più comune, in cui il cliente dà il via libera e fornisce feedback.

• Modifica. Tutto ciò che è incluso in Convalida, oltre alla modifica diretta del testo del post. Ideale per un cliente molto autonomo o per un collaboratore che scrive a quattro mani con te.

Inizia con la Convalida. È il giusto equilibrio tra il cliente che esprime la sua opinione e tu che mantieni il controllo del contenuto.

Condividere l'intero calendario o un singolo post

Hai due modi per condividere, e MagicPost prepara i link per ciascun livello di accesso in modo che tu debba solo copiare quello corretto e inviarlo.

• L'intero calendario. Il cliente vede ogni post programmato e procede al proprio ritmo. Questa è la configurazione ideale per una revisione mensile.

• Un singolo post. Condividi un post specifico quando desideri un feedback rapido senza aprire l'intero piano. La visualizzazione si adatta alla fase in cui si trova il post: bozza, programmato o pubblicato.

Cosa vede il tuo cliente

Il cliente fa clic sul link e atterra direttamente sul tuo calendario, senza dover creare alcun account e senza password.

Vedrà sempre il tuo nome e il tuo logo, non quelli di MagicPost. La scheda del browser, l'icona e l'intestazione sono tutte personalizzate con il tuo marchio. Per il cliente, si tratta dello strumento della tua agenzia.

A seconda del livello di accesso che hai scelto, può aprire un post e leggerne il contenuto finale, convalidarlo con un clic o lasciarlo in sospeso se ha un'osservazione, lasciare un commento per dirti cosa non va e (con il livello Modifica) modificare direttamente il testo. Il calendario condiviso funziona su dispositivi mobili, consentendo loro di rivedere e approvare direttamente dal telefono.

Il ciclo di vita del post

Ogni post passa attraverso vari stati facilmente identificabili a colpo d'occhio, grazie a un codice colore sul tuo calendario.

• Da convalidare (grigio). Il post è programmato ma il cliente non lo ha ancora approvato. Finché rimane in questo stato, non verrà pubblicato.

• Convalidato (verde). Il cliente ha dato il via libera. Il post verrà pubblicato automaticamente all'ora programmata.

• Pubblicato (blu). Il post è online su LinkedIn.

La regola di sicurezza da ricordare: un post non convalidato non viene mai pubblicato. Non potrai mai pubblicare accidentalmente qualcosa senza approvazione.

Un post che è già online non può più essere modificato o convalidato, perché è pubblico. Se condividi un post già pubblicato, il cliente vi accederà in modalità di sola lettura (livello Semplice), ad esempio per controllarne le statistiche.

Discutere un post con il cliente

La convalida raramente è un sì o no definitivo. Spesso il cliente vuole dire "ottimo, ma cambia l'introduzione" o "possiamo spostarlo a giovedì?". MagicPost mantiene questa conversazione collegata direttamente al post stesso, evitando che si disperda tra le email.

Sotto ogni post condiviso c'è un thread di discussione:

• Il cliente scrive le sue osservazioni direttamente sul post e può rimuovere i propri messaggi.

• Tu rispondi dall'interno di MagicPost e puoi moderare il thread se necessario.

• Tutti vedono la cronologia completa in un unico posto, collegata al post corretto.

Quando il cliente lascia un nuovo messaggio, il post mostra che c'è qualcosa in attesa per te, così puoi individuare a colpo d'occhio quali post richiedono attenzione. Una volta letto il thread, l'indicatore scompare. I cicli di feedback si accorciano perché nessuno deve ricostruire il contesto partendo dalla casella di posta.

Notifiche e promemoria

Non dovresti aver bisogno di aggiornare continuamente il calendario per sapere cosa sta succedendo. Le notifiche si configurano una sola volta, dalla finestra di condivisione del calendario, e sono divise in due gruppi che non ricevono gli stessi aggiornamenti.

• Interni (la tua parte: proprietario dell'organizzazione, amministratori) ricevono una notifica quando un post viene convalidato o riceve un nuovo messaggio nella discussione.

• Esterni (la parte del cliente) ricevono una notifica quando un post è programmato e richiede convalida, o riceve un nuovo messaggio. Gli utenti esterni vedono solo ciò che li riguarda direttamente, mai l'attività interna del tuo team, e le loro email vengono inviate con il tuo marchio.

Se il tuo team utilizza Slack, puoi aggiungere un canale Slack come destinatario interno e ricevere lì gli stessi eventi interni. È un'opzione facoltativa, in aggiunta alla campanella in-app e all'email.

I promemoria evitano che una pubblicazione venga saltata. Quando un post è ancora in attesa di convalida e l'ora programmata si avvicina, MagicPost invia un promemoria preventivo al responsabile dell'approvazione. In una configurazione per agenzia, questo promemoria va alla persona che può effettivamente approvare: un manager se il membro è supervisionato da uno, altrimenti il proprietario dell'account.

Gestire la convalida all'interno del team

Se gestisci un team, non devi accedere all'account di ciascun membro per gestire le revisioni dei loro clienti. Dalla dashboard dei membri, usa il menu a tre punti accanto a un membro per aprire e gestire direttamente i suoi calendari condivisi. La modalità di convalida funziona per ogni membro, inclusi proprietari e amministratori, consentendo a tutto il team di gestire le approvazioni dei clienti nello stesso modo.

Buone pratiche

• Un link per cliente, un livello per utilizzo. Mantieni il link di Convalida per il cliente finale e il link di Modifica per un collaboratore fidato.

• Disabilita un link al termine di un progetto. Puoi revocare l'accesso con un clic senza compromettere le altre condivisioni, e puoi impostare una data di scadenza su un link per una campagna una tantum.

• Invia le notifiche alla persona che prende le decisioni. Assicurati che l'approvatore, e non solo un osservatore, sia presente nella lista dei destinatari.

• Mantieni attiva la modalità di convalida per tutta la durata della collaborazione. È ciò che garantisce che nessun post venga pubblicato senza approvazione.

FAQ

Il mio cliente deve pagare o creare un account?

No. Aprono il link di condivisione e basta: nessun account, nessuna password, nessun abbonamento a MagicPost da parte loro.

Posso revocare l'accesso di un cliente?

Sì, in qualsiasi momento. Disabiliti il link in questione e le tue altre condivisioni rimangono valide. Puoi anche impostare una data di scadenza su un link.

Il mio cliente può modificare i miei post senza il mio consenso?

Solo se assegni loro il livello Modifica. Con il livello Convalida, possono approvare e commentare, ma non toccare il testo.

Cosa succede se un post non viene convalidato in tempo?

Non viene pubblicato. Un promemoria avvisa l'approvatore prima dell'orario programmato per evitare che ciò accada, impedendo che un'approvazione dimenticata si traduca in un post saltato.

Il mio cliente vedrà il marchio MagicPost?

No. Il calendario condiviso e le email di notifica vengono inviati con il tuo nome e il tuo marchio (white label).

Devo per forza usare Slack?

No. Slack è opzionale. La campanella nell'app e le notifiche via email funzionano autonomamente.

Hai bisogno di aiuto?

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