Come consentire ai clienti di convalidare i post prima della pubblicazione

La modalità di convalida è il modo in cui MagicPost si assicura che nessun post vada online sul profilo LinkedIn di un cliente finché quest'ultimo non lo ha approvato. Tu prepari i post, il cliente li revisiona e li approva tramite un semplice link, e tutto avviene sotto il tuo brand, senza che debba creare alcun account.

Questa guida spiega come attivarla, come scegliere cosa può fare il cliente, come condividere, il ciclo di vita del post e come i feedback e i promemoria mantengono attivo il processo di approvazione.

Questa funzione è pensata per agenzie e team che gestiscono post per conto di più persone. Se non la vedi nel tuo account, di solito si tratta di una questione di configurazione dell'organizzazione: controlla le impostazioni del tuo team o contatta il supporto.

Attiva la modalità di convalida

La modalità di convalida è l'interruttore che sblocca l'intero sistema di revisione del cliente su un calendario: condivisione, approvazione e thread di discussione.

La si attiva per ogni singola persona. Per un'organizzazione di tipo Agenzia, è abilitata di default per ogni nuovo membro, così le approvazioni dei clienti sono attive fin dall'inizio. Una volta attiva per un membro, i suoi post non verranno pubblicati finché ognuno di essi non sarà contrassegnato come convalidato.

Non appena viene attivata, cambiano due cose sul calendario: i post ricevono un codice colore che mostra lo stato di ciascuno e compare un pulsante Condividi per poter inviare il calendario al cliente.

Scegli il livello di accesso del cliente

Prima di condividere un link, decidi cosa può fare il cliente. Ci sono tre livelli, dal più limitato al più ampio.

• Semplice. Il cliente può solo visualizzare: nessuna approvazione, nessuna discussione. Ideale per mostrare il piano editoriale a qualcuno senza coinvolgerlo nella revisione.

• Convalida. Il cliente può visualizzare, approvare o sospendere i post e discuterne. Questo è il caso più comune, in cui il cliente dà il via libera e fornisce feedback.

• Modifica. Include tutto ciò che è presente in Convalida, con in più la modifica diretta del testo del post. Ideale per un cliente molto autonomo o per un collaboratore che scrive a quattro mani con te.

Inizia con Convalida. È il giusto equilibrio tra il cliente che esprime la sua opinione e tu che mantieni il controllo del contenuto.

Condividi l'intero calendario o un singolo post

Hai due modi per condividere, e MagicPost prepara i link per ciascun livello di accesso, così devi solo copiare quello corretto e inviarlo.

• L'intero calendario. Il cliente vede ogni post programmato e si muove al proprio ritmo. Questa è la configurazione ideale per una revisione mensile.

• Un singolo post. Condividi un post specifico quando desideri un feedback rapido senza aprire l'intero piano editoriale. La visualizzazione si adatta alla fase del post: bozza, programmato o pubblicato.

Cosa vede il tuo cliente

Il cliente fa clic sul link e atterra direttamente sul tuo calendario, senza alcun account da creare e senza password.

Vedrà sempre il tuo nome e il tuo logo, non quelli di MagicPost. La scheda del browser, l'icona e l'intestazione sono tutte personalizzate con il tuo brand. Per il cliente, si tratta dello strumento della tua agenzia.

A seconda del livello di accesso scelto, il cliente può aprire un post e leggerne il contenuto finale, convalidarlo con un clic o lasciarlo in sospeso se ha un'osservazione, commentare per dirti cosa non va e (con il livello Modifica) modificare direttamente il testo. Il calendario condiviso funziona su dispositivi mobili, consentendogli di rivedere e approvare direttamente dal telefono.

Il ciclo di vita del post

Ogni post passa attraverso vari stati facilmente leggibili a colpo d'occhio, grazie a un codice colore sul tuo calendario.

• Da convalidare (grigio). Il post è programmato ma il cliente non lo ha ancora approvato. Finché rimane in questo stato, non verrà pubblicato.

• Convalidato (verde). Il cliente ha dato il via libera. Il post verrà pubblicato automaticamente all'ora programmata.

• Pubblicato (blu). Il post è online su LinkedIn.

La regola di sicurezza da ricordare: un post che non è convalidato non viene mai pubblicato. Non potrai mai pubblicare accidentalmente qualcosa senza approvazione.

Un post che è già online non può più essere modificato o convalidato, perché è pubblico. Se condividi un post già pubblicato, il cliente otterrà l'accesso in sola lettura (livello Semplice), ad esempio per verificarne le statistiche.

Discuti un post con il tuo cliente

La convalida raramente è un sì o no netto. Il cliente potrebbe voler dire "bello, ma cambia l'introduzione" o "possiamo posticiparlo a giovedì?". MagicPost mantiene questa conversazione legata al post stesso, invece di disperderla tra varie email.

Sotto ogni post condiviso c'è un thread di discussione:

• Il cliente scrive le sue osservazioni direttamente sul post e può rimuovere i propri messaggi.

• Tu rispondi direttamente dall'interno di MagicPost e puoi moderare la discussione se necessario.

• Tutti vedono la cronologia completa in un unico posto, associata al post corretto.

Quando il cliente lascia un nuovo messaggio, il post mostra che c'è qualcosa in attesa, così puoi individuare a colpo d'occhio quali post richiedono attenzione. Una volta letta la discussione, l'indicatore scompare. I cicli di feedback diventano più rapidi perché nessuno deve faticare per ricostruire il contesto da una casella di posta.

Notifiche e promemoria

Non dovresti essere costretto ad aggiornare continuamente il calendario per sapere cosa sta succedendo. Le notifiche si configurano una sola volta, dalla finestra di dialogo Condividi calendario, e sono suddivise in due gruppi che non ricevono gli stessi aggiornamenti.

• I collaboratori interni (la tua parte: proprietario dell'organizzazione, amministratori) ricevono una notifica quando un post viene convalidato o riceve un nuovo messaggio nella discussione.

• I collaboratori esterni (la parte del cliente) ricevono una notifica quando un post è programmato e richiede convalida, o riceve un nuovo messaggio. Gli utenti esterni vedono solo ciò che li riguarda, mai l'attività interna del tuo team, e le loro email vengono inviate con il tuo brand.

Se il tuo team utilizza Slack, puoi aggiungere un canale Slack come destinatario interno e ricevere lì gli stessi eventi interni. È facoltativo, in aggiunta alla campanella in-app e all'email.

I promemoria evitano una pubblicazione mancata. Quando un post è ancora in attesa di convalida e l'ora programmata si avvicina, MagicPost invia un promemoria in tempo utile alla persona incaricata dell'approvazione. In una configurazione per agenzia, questo sollecito va a chi può effettivamente approvare: un manager se il membro del team è supervisionato da uno, altrimenti il proprietario dell'account.

Gestire la convalida all'interno del tuo team

Se gestisci un team, non devi accedere all'account di ogni singolo membro per gestire le revisioni dei loro clienti. Dalla dashboard dei membri, usa il menu con i tre puntini accanto a un membro per aprire e gestire direttamente i suoi calendari condivisi. La modalità di convalida funziona per ogni membro, inclusi proprietari e amministratori, in modo che tutto il team gestisca le approvazioni dei clienti allo stesso modo.

Buone pratiche

• Un link per cliente, un livello per utilizzo. Mantieni il link di Convalida per il cliente finale e il link di Modifica per un collaboratore fidato.

• Disattiva un link al termine di un progetto. Puoi revocare l'accesso in un clic senza interrompere le altre condivisioni, e puoi impostare una data di scadenza su un link per una campagna specifica.

• Invia le notifiche a chi decide. Assicurati che l'approvatore, e non solo un osservatore, sia presente nella lista dei destinatari.

• Mantieni attiva la modalità di convalida per tutta la durata della collaborazione. È ciò che garantisce che nessun post venga pubblicato senza approvazione.

FAQ

Il mio cliente deve pagare o creare un account?

No. Apre il link di condivisione ed è fatta: nessun account, nessuna password, nessun abbonamento a MagicPost da parte sua.

Posso revocare l'accesso di un cliente?

Sì, in qualsiasi momento. Disattivi il link in questione e le altre condivisioni rimangono valide. Puoi anche impostare una data di scadenza su un link.

Il mio cliente può modificare i miei post senza il mio consenso?

Solo se gli assegni il livello Modifica. Con il livello Convalida, può approvare e commentare, ma non toccare il testo.

Cosa succede se un post non viene convalidato in tempo?

Non viene pubblicato. Un promemoria avvisa la persona autorizzata prima dell'orario programmato per evitare che ciò accada, affinché un'approvazione dimenticata non si trasformi in un post mancato.

Il mio cliente vedrà il branding di MagicPost?

No. Il calendario condiviso e le email di notifica vengono inviati con il tuo nome e il tuo brand (white label).

Devo per forza usare Slack?

No. Slack è facoltativo. La campanella in-app e le notifiche via email funzionano autonomamente.

Hai bisogno di aiuto?

Contattaci tramite la chat in-app, oppure prenota una chiamata di onboarding di 30 minuti per configurare la modalità di convalida per la tua agenzia: https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team