Comment permettre à vos clients de valider les publications avant d'être publiées

Le mode de validation est la façon dont MagicPost s'assure qu'aucune publication n'est mise en ligne sur le LinkedIn d'un client tant qu'il ne l'a pas approuvée. Vous préparez les publications, le client les examine et les valide depuis un simple lien, et tout se passe sous votre marque, sans compte à créer pour lui.

Ce guide explique comment l'activer, choisir ce que le client peut faire, partager, le cycle de vie d'une publication, et comment les retours et les rappels permettent de faire avancer les approbations.

Cette fonctionnalité est conçue pour les agences et les équipes qui gèrent des publications pour le compte de plusieurs personnes, et elle est incluse dans l'offre Agency. Si vous ne la voyez pas sur votre compte, il s'agit généralement d'une question de configuration de l'organisation : vérifiez les paramètres de votre équipe ou contactez le support.

Pour connaître l'ensemble du flux de travail de l'agence (ajouter des clients, connecter leur LinkedIn, rapports), consultez comment gérer vos clients sur MagicPost.

Activer le mode de validation

Le mode de validation est l'interrupteur qui active l'ensemble du système d'examen par le client sur un calendrier : le partage, l'approbation et le fil de discussion.

Vous l'activez par personne. Pour une organisation de type Agency, il est activé par défaut pour chaque nouveau membre, de sorte que les approbations des clients soient actives dès le départ. Une fois activé pour un membre, ses publications ne seront pas publiées tant que chacune d'elles n'aura pas été marquée comme validée.

Dès qu'il est activé, deux choses changent sur le calendrier : les publications reçoivent un code couleur qui indique où en est chacune d'elles, et un bouton Partager apparaît pour que vous puissiez envoyer le calendrier au client.

Choisir le niveau d'accès du client

Avant de partager un lien, vous décidez de ce que le client peut faire. Il existe trois niveaux, du plus restreint au plus large.

• Simple. Le client ne peut que visualiser : pas d'approbation, pas de discussion. Idéal pour montrer le planning à quelqu'un sans l'impliquer dans la validation.

• Validation. Le client peut visualiser, approuver ou suspendre des publications, et en discuter. C'est le cas le plus courant, où le client donne son feu vert et ses retours.

• Édition. Tout ce qui se trouve dans Validation, plus la modification directe du texte de la publication. Idéal pour un client très autonome, ou un collaborateur qui co-rédige avec vous.

Commencez par la Validation. C'est le juste équilibre entre le client qui donne son avis et vous qui gardez le contrôle du contenu.

Partager l'ensemble du calendrier ou une seule publication

Vous avez deux façons de partager, et MagicPost prépare les liens pour chaque niveau d'accès afin que vous n'ayez qu'à copier le bon et à l'envoyer.

• L'ensemble du calendrier. Le client voit chaque publication programmée et avance à son propre rythme. C'est la configuration idéale pour une revue mensuelle.

• Une seule publication. Partagez une publication spécifique lorsque vous souhaitez un retour rapide sans ouvrir tout le planning. La vue s'adapte à l'étape de la publication : brouillon, programmée ou publiée.

Ce que voit votre client

Le client clique sur le lien et arrive directement sur votre calendrier, sans compte à créer ni mot de passe.

Il voit votre nom et votre logo partout, pas ceux de MagicPost. L'onglet du navigateur, l'icône et l'en-tête sont tous aux couleurs de votre marque. Pour le client, c'est l'outil de votre agence.

Selon le niveau d'accès que vous avez choisi, il peut ouvrir une publication et lire le contenu final, la valider en un clic ou la laisser en attente s'il a une remarque, commenter pour vous dire ce qui ne va pas, et (avec l'Édition) modifier directement le texte. Le calendrier partagé fonctionne sur mobile, il peut donc vérifier et approuver depuis son téléphone.

Le cycle de vie d'une publication

Chaque publication passe par des statuts faciles à lire en un coup d'œil, grâce à un code couleur sur votre calendrier.

• À valider (gris). La publication est programmée mais le client ne l'a pas encore approuvée. Tant qu'elle reste ici, elle ne sera pas publiée.

• Validée (vert). Le client a donné son feu vert. La publication part d'elle-même à l'heure prévue.

• Publiée (bleu). La publication est en ligne sur LinkedIn.

La sécurité à retenir : une publication qui n'est pas validée ne part jamais. Vous ne pouvez pas publier accidentellement quelque chose sans autorisation.

Une publication qui est déjà en ligne ne peut plus être modifiée ni validée, car elle est publique. Si vous partagez une publication déjà diffusée, le client y accède en lecture seule (niveau Simple), par exemple pour consulter ses statistiques.

Discuter d'une publication avec votre client

La validation est rarement un oui ou un non tranché. Le client veut dire "super, mais change l'accroche" ou "est-ce qu'on peut décaler ça à jeudi ?". MagicPost permet de garder cette conversation directement liée à la publication elle-même, plutôt que de l'éparpiller dans des e-mails.

Sous chaque publication partagée se trouve un fil de discussion :

• Le client écrit ses remarques directement sur la publication, et peut supprimer ses propres messages.

• Vous répondez depuis l'intérieur de MagicPost, et pouvez modérer le fil si nécessaire.

• Tout le monde voit l'historique complet au même endroit, associé à la bonne publication.

Lorsque le client laisse un nouveau message, la publication indique que quelque chose vous attend, ce qui vous permet de repérer en un coup d'œil quelles publications nécessitent votre attention. Une fois que vous avez lu le fil, l'indicateur disparaît. Les cycles de validation se raccourcissent car personne n'a besoin de reconstituer le contexte à partir d'une boîte de réception.

Notifications et rappels

Vous ne devriez pas avoir à rafraîchir le calendrier pour savoir ce qui s'y passe. Les notifications sont configurées une fois pour toutes, depuis la boîte de dialogue Partager le calendrier, et sont divisées en deux groupes qui ne reçoivent pas les mêmes mises à jour.

• Internes (votre côté : propriétaire de l'organisation, administrateurs) sont notifiés lorsqu'une publication est validée ou reçoit un nouveau message dans sa discussion.

• Externes (côté client) sont notifiés lorsqu'une publication est programmée et a besoin d'être validée, ou lorsqu'elle reçoit un nouveau message. Les externes ne voient que ce qui les concerne, jamais l'activité interne de votre équipe, et leurs e-mails sont envoyés sous votre marque.

Si votre équipe utilise Slack, vous pouvez ajouter un canal Slack en tant que destinataire interne et y recevoir les mêmes événements internes. C'est facultatif, en plus de la cloche de notification de l'application et des e-mails.

Les Rappels évitent de rater une publication. Lorsqu'une publication est toujours en attente de validation à l'approche de l'heure programmée, MagicPost relance à l'avance le validateur. Dans une configuration d'agence, cette relance est envoyée à la personne qui peut réellement approuver : un manager lorsqu'un membre est supervisé par l'un d'eux, sinon le propriétaire du compte.

Gérer la validation au sein de votre équipe

Si vous dirigez une équipe, vous n'avez pas besoin de basculer sur le compte de chaque membre pour gérer ses validations clients. Depuis le tableau de bord des membres, utilisez le menu à trois points à côté d'un membre pour ouvrir et gérer directement ses calendriers partagés. Le mode de validation fonctionne pour chaque membre, y compris les propriétaires et les administrateurs, de sorte que toute l'équipe gère les approbations des clients de la même manière.

Bonnes pratiques

• Un lien par client, un niveau par usage. Gardez le lien de Validation pour le client final et le lien d'Édition pour un collaborateur de confiance.

• Désactiver un lien à la fin d'un projet. Vous coupez cet accès en un clic sans interrompre vos autres partages, et vous pouvez définir une date d'expiration sur un lien pour une campagne ponctuelle.

• Ciblez les notifications sur la personne qui décide. Assurez-vous que le validateur, et pas seulement un observateur, figure sur la liste des destinataires.

• Laissez le mode de validation actif tout au long de la collaboration. C'est ce qui garantit qu'aucune publication ne part sans approbation.

FAQ

Mon client doit-il payer ou créer un compte ?

Non. Il ouvre le lien de partage et c'est tout : pas de compte, pas de mot de passe, pas d'abonnement MagicPost de son côté.

Puis-je révoquer l'accès d'un client ?

Oui, à tout moment. Vous désactivez le lien en question et vos autres partages restent valides. Vous pouvez également définir une date d'expiration sur un lien.

Mon client peut-il modifier mes publications sans que je le veuille ?

Seulement si vous lui donnez le niveau Édition. Avec la Validation, il peut approuver et commenter, mais pas toucher au texte.

Que se passe-t-il si une publication n'est pas validée à temps ?

Elle n'est pas publiée. Un rappel relance le validateur avant l'heure prévue pour éviter cela, de sorte qu'une approbation oubliée ne se transforme pas en publication manquée.

Mon client verra-t-il la marque MagicPost ?

Non. Le calendrier partagé et les e-mails de notification sont envoyés sous votre nom et votre marque (marque blanche).

Dois-je obligatoirement utiliser Slack ?

Non. Slack est facultatif. Les notifications par e-mail et via la cloche de l'application fonctionnent de manière autonome.

Besoin d'aide ?

Contactez-nous via le chat de l'application, ou réservez un appel d'intégration de 30 minutes pour configurer le mode de validation pour votre agence : https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team