Comment permettre aux clients de valider les publications avant de les publier

Le mode validation est la façon dont MagicPost s'assure qu'aucune publication ne soit mise en ligne sur le LinkedIn d'un client tant que ce dernier ne l'a pas approuvée. Vous préparez les publications, le client les examine et les valide à partir d'un simple lien, et tout se passe sous votre marque, sans aucun compte à créer pour lui.

Ce guide explique comment l'activer, choisir ce que le client peut faire, le partage, le cycle de vie des publications et comment les retours et les rappels permettent de faire avancer les approbations.

Cette fonctionnalité est conçue pour les agences et les équipes qui gèrent des publications pour le compte de plusieurs personnes. Si vous ne la voyez pas dans votre compte, il s'agit généralement d'une question de configuration de l'organisation : vérifiez les paramètres de votre équipe ou contactez le support.

Activer le mode validation

Le mode validation est l'interrupteur qui débloque l'ensemble du système de révision client sur un calendrier : le partage, la validation et le fil de discussion.

Vous l'activez par personne. Pour une organisation de type Agence, il est activé par défaut pour chaque nouveau membre, de sorte que les approbations des clients soient actives dès le départ. Une fois activé pour un membre, ses publications ne seront pas publiées tant que chacune d'elles n'aura pas été marquée comme validée.

Dès qu'il est activé, deux choses changent sur le calendrier : les publications reçoivent un code couleur qui indique où en est chacune d'elles, et un bouton Partager apparaît pour vous permettre d'envoyer le calendrier au client.

Choisir le niveau d'accès du client

Avant de partager un lien, vous décidez de ce que le client peut faire. Il existe trois niveaux, du plus restreint au plus large.

• Simple. Le client peut uniquement consulter : pas de validation, pas de discussion. Idéal pour montrer le plan à quelqu'un sans l'impliquer dans la révision.

• Validation. Le client peut consulter, approuver ou suspendre des publications, et en discuter. C'est le cas le plus courant, où le client donne son feu vert et ses retours.

• Édition. Tout ce qui est inclus dans Validation, plus la modification directe du texte de la publication. Idéal pour un client très autonome ou un coéquipier qui co-écrit avec vous.

Commencez par la Validation. C'est l'équilibre parfait entre le client qui donne son avis et vous qui gardez le contrôle du contenu.

Partager l'ensemble du calendrier ou une seule publication

Vous avez deux façons de partager, et MagicPost prépare les liens pour chaque niveau d'accès afin que vous n'ayez qu'à copier le bon et l'envoyer.

• L'ensemble du calendrier. Le client voit toutes les publications planifiées et avance à son propre rythme. C'est la configuration idéale pour une révision mensuelle.

• Une seule publication. Partagez une publication spécifique lorsque vous souhaitez un retour rapide sans ouvrir tout le calendrier. La vue s'adapte à l'étape de la publication : brouillon, planifiée ou publiée.

Ce que voit votre client

Le client clique sur le lien et arrive directement sur votre calendrier, sans compte à créer ni mot de passe.

Il voit votre nom et votre logo partout, pas ceux de MagicPost. L'onglet du navigateur, l'icône et l'en-tête sont tous aux couleurs de votre marque. Pour le client, c'est l'outil de votre agence.

Selon le niveau d'accès que vous avez choisi, il peut ouvrir une publication et lire le contenu final, la valider en un clic ou la laisser en attente s'il a une remarque, commenter pour vous dire ce qui ne va pas, et (avec l'Édition) modifier le texte directement. Le calendrier partagé fonctionne sur mobile, il peut donc réviser et approuver depuis son téléphone.

Le cycle de vie de la publication

Chaque publication passe par des statuts faciles à lire d'un coup d'œil, grâce à un code couleur sur votre calendrier.

• A valider (gris). La publication est planifiée mais le client ne l'a pas encore approuvée. Tant qu'elle reste dans cet état, elle ne sera pas publiée.

• Validée (vert). Le client a donné son feu vert. La publication part toute seule à l'heure prévue.

• Publiée (bleu). La publication est en ligne sur LinkedIn.

Le garde-fou à retenir : une publication non validée ne part jamais. Vous ne pouvez pas publier accidentellement quelque chose sans autorisation.

Une publication déjà en ligne ne peut plus être modifiée ni validée, car elle est publique. Si vous partagez une publication déjà publiée, le client y accède en lecture seule (niveau Simple), par exemple pour vérifier ses statistiques.

Discuter d'une publication avec votre client

La validation est rarement un oui ou un non catégorique. Le client veut dire "super, mais change l'accroche" ou "peut-on reporter cela à jeudi ?". MagicPost garde cette conversation rattachée à la publication elle-même, plutôt que de l'éparpiller dans des e-mails.

Sous chaque publication partagée se trouve un fil de discussion :

• Le client écrit ses remarques directement sur la publication, et peut supprimer ses propres messages.

• Vous répondez depuis l'intérieur de MagicPost, et pouvez modérer le fil si nécessaire.

• Tout le monde voit l'historique complet au même endroit, lié à la bonne publication.

Lorsque le client laisse un nouveau message, la publication indique que quelque chose vous attend, ce qui vous permet de repérer en un coup d'œil quelles publications nécessitent de l'attention. Une fois que vous avez lu le fil, l'indicateur s'efface. Les cycles de relecture sont plus courts car personne ne doit reconstituer le contexte depuis sa boîte de réception.

Notifications et rappels

Vous ne devriez pas avoir à rafraîchir le calendrier pour savoir ce qui s'y passe. Les notifications sont configurées une fois pour toutes, depuis la boîte de dialogue Partager le calendrier, et sont divisées en deux groupes qui ne reçoivent pas les mêmes mises à jour.

• Les collaborateurs internes (votre côté : propriétaire de l'organisation, administrateurs) sont notifiés lorsqu'une publication est validée ou reçoit un nouveau message dans sa discussion.

• Les collaborateurs externes (côté client) sont notifiés lorsqu'une publication est planifiée et nécessite une validation, ou reçoit un nouveau message. Les externes ne voient que ce qui les concerne, jamais l'activité interne de votre équipe, et leurs e-mails sont envoyés sous votre marque.

Si votre équipe utilise Slack, vous pouvez ajouter un canal Slack en tant que destinataire interne et y recevoir les mêmes événements internes. C'est facultatif, en plus de la cloche dans l'application et de l'e-mail.

Les rappels évitent de manquer une publication. Lorsqu'une publication attend toujours sa validation alors que son heure planifiée approche, MagicPost relance l'approbateur au préalable. Dans une configuration d'agence, cette relance est envoyée à la personne qui peut réellement approuver : un manager lorsqu'un membre est supervisé par l'un d'eux, sinon le propriétaire du compte.

Gérer la validation au sein de votre équipe

Si vous dirigez une équipe, vous n'avez pas besoin de basculer sur le compte de chaque membre pour gérer ses révisions clients. Depuis le tableau de bord des membres, utilisez le menu à trois points à côté d'un membre pour ouvrir et gérer directement ses calendriers partagés. Le mode validation fonctionne pour chaque membre, y compris les propriétaires et les administrateurs, afin que toute l'équipe gère les approbations des clients de la même manière.

Bonnes pratiques

• Un lien par client, un niveau par usage. Gardez le lien de Validation pour le client final et le lien d'Édition pour un collaborateur de confiance.

• Désactiver un lien lorsqu'un projet se termine. Vous coupez cet accès en un clic sans interrompre vos autres partages, et vous pouvez définir une date d'expiration sur un lien pour une campagne ponctuelle.

• Orienter les notifications vers la personne qui décide. Assurez-vous que l'approbateur, et pas seulement un observateur, figure sur la liste des destinataires.

• Garder le mode validation activé tout au long de la collaboration. C'est ce qui garantit qu'aucune publication ne parte sans validation.

FAQ

Mon client doit-il payer ou créer un compte ?

Non. Il lui suffit d'ouvrir le lien de partage : pas de compte, pas de mot de passe, pas d'abonnement MagicPost de son côté.

Puis-je révoquer l'accès d'un client ?

Oui, à tout moment. Vous désactivez le lien en question et vos autres partages restent valides. Vous pouvez également définir une date d'expiration sur un lien.

Mon client peut-il modifier mes publications sans que je le veuille ?

Uniquement si vous lui donnez le niveau Édition. Avec la Validation, il peut approuver et commenter, mais pas toucher au texte.

Que se passe-t-il si une publication n'est pas validée à temps ?

Elle n'est pas publiée. Un rappel incite l'approbateur à agir avant l'heure planifiée pour éviter cela, de sorte qu'une approbation oubliée ne se transforme pas en publication manquée.

Mon client verra-t-il la marque MagicPost ?

Non. Le calendrier partagé et les e-mails de notification sont envoyés sous votre nom et votre marque (marque blanche).

Suis-je obligé d'utiliser Slack ?

Non. Slack est facultatif. Les notifications par e-mail et la cloche dans l'application fonctionnent de manière autonome.

Besoin d'aide ?

Contactez-nous via le chat de l'application, ou réservez un appel d'onboarding de 30 minutes afin de configurer le mode validation pour votre agence : https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team