Cómo permitir que los clientes validen publicaciones antes de publicarlas

El modo de validación es la forma en que MagicPost se asegura de que ninguna publicación se suba al LinkedIn de un cliente hasta que este la haya aprobado. Tú preparas las publicaciones, el cliente las revisa y las aprueba desde un enlace sencillo, y todo ocurre bajo tu marca, sin necesidad de que se creen una cuenta.

Esta guía explica cómo activarlo, elegir qué puede hacer el cliente, compartirlo, el ciclo de vida de la publicación y cómo los comentarios y recordatorios mantienen el proceso de aprobación en marcha.

Esto está diseñado para agencias y equipos que gestionan publicaciones en nombre de varias personas. Si no lo ves en tu cuenta, suele ser una cuestión de configuración de la organización: comprueba la configuración de tu equipo o ponte en contacto con soporte.

Activar el modo de validación

El modo de validación es el interruptor que activa todo el sistema de revisión del cliente en un calendario: compartir, aprobación y el hilo de discusión.

Se activa por persona. Para una organización de tipo Agencia, viene activado por defecto para cada nuevo miembro, de modo que las aprobaciones de los clientes están activas desde el principio. Una vez que está activo para un miembro, sus publicaciones no se publicarán hasta que cada una de ellas se marque como validada.

En cuanto se activa, cambian dos cosas en el calendario: las publicaciones reciben un código de colores que muestra la situación de cada una, y aparece un botón Compartir para que puedas enviar el calendario al cliente.

Elegir el nivel de acceso del cliente

Antes de compartir un enlace, tú decides qué puede hacer el cliente. Hay tres niveles, desde el más restringido hasta el más amplio.

• Simple. El cliente solo puede ver: sin aprobación ni discusión. Ideal para mostrar el plan a alguien sin involucrarlo en la revisión.

• Validación. El cliente puede ver, aprobar o retener publicaciones, y comentarlas. Este es el caso más común, en el que el cliente da luz verde y añade comentarios.

• Edición. Todo lo de Validación, además de editar el texto de la publicación directamente. Ideal para un cliente muy autónomo, o un compañero de equipo que redacta contigo.

Empieza con Validación. Es el equilibrio entre que el cliente dé su opinión y tú mantengas el control del contenido.

Compartir todo el calendario o una sola publicación

Tienes dos formas de compartir, y MagicPost prepara los enlaces para cada nivel de acceso, de modo que solo tienes que copiar el correcto y enviarlo.

• Todo el calendario. El cliente ve todas las publicaciones programadas y avanza a su propio ritmo. Esta es la configuración para una revisión mensual.

• Una sola publicación. Comparte una publicación específica cuando quieras recibir comentarios rápidos sin abrir el plan completo. La vista se adapta a la etapa de la publicación: borrador, programada o publicada.

Qué ve tu cliente

El cliente hace clic en el enlace y accede directamente a tu calendario, sin necesidad de crear una cuenta ni contraseña.

Ven tu nombre y tu logotipo en todo momento, no los de MagicPost. La pestaña del navegador, el icono y el encabezado están bajo tu marca. Para el cliente, es la herramienta de tu agencia.

Dependiendo del nivel de acceso que hayas elegido, pueden abrir una publicación y leer el contenido final, validarla con un clic o dejarla pendiente si tienen alguna observación, comentar para decirte qué falla y (con Edición) modificar el texto directamente. El calendario compartido funciona en dispositivos móviles, por lo que pueden revisar y aprobar desde su teléfono.

El ciclo de vida de la publicación

Cada publicación pasa por estados que son fáciles de leer de un vistazo, gracias a un código de colores en tu calendario.

• Por validar (gris). La publicación está programada pero el cliente aún no la ha aprobado. Mientras esté aquí, no se publicará.

• Validada (verde). El cliente dio luz verde. La publicación se publica sola a la hora programada.

• Publicada (azul). La publicación está disponible en LinkedIn.

La salvaguarda que debes recordar: una publicación que no está validada nunca se publica. No puedes publicar algo por accidente sin aprobación.

Una publicación que ya está disponible no se puede editar ni validar, porque ya es pública. Si compartes una publicación ya publicada, el cliente obtiene acceso de solo lectura (nivel Simple), por ejemplo, para comprobar sus estadísticas.

Discutir una publicación con tu cliente

La validación rara vez es un sí o un no rotundo. El cliente quiere decir "genial, pero cambia la frase de enganche" o "¿podemos pasar esto al jueves?". MagicPost mantiene esa conversación adjunta a la propia publicación, en lugar de dispersa en correos electrónicos.

Debajo de cada publicación compartida hay un hilo de discusión:

• El cliente escribe sus observaciones directamente en la publicación y puede eliminar sus propios mensajes.

• Tú respondes desde dentro de MagicPost y puedes moderar el hilo si es necesario.

• Todos ven el historial completo de la conversación en un solo lugar, vinculado a la publicación correcta.

Cuando el cliente deja un mensaje nuevo, la publicación muestra que hay algo esperándote, para que puedas detectar de un vistazo qué publicaciones necesitan atención. Una vez que hayas leído el hilo, el indicador desaparece. Las rondas de comentarios se acortan porque nadie tiene que reconstruir el contexto desde la bandeja de entrada.

Notificaciones y recordatorios

No deberías tener que actualizar el calendario para saber qué está pasando. Las notificaciones se configuran una vez, desde el diálogo Compartir calendario, y se dividen en dos grupos que no reciben las mismas actualizaciones.

• Los internos (tu lado: propietario de la organización, administradores) reciben una notificación cuando una publicación se valida o recibe un nuevo mensaje en su hilo de discusión.

• Los externos (el lado del cliente) reciben una notificación cuando una publicación está programada y necesita validación, o cuando recibe un mensaje nuevo. Los externos solo ven lo que les concierne, nunca la actividad interna de tu equipo, y sus correos electrónicos se envían bajo tu marca.

Si tu equipo utiliza Slack, puedes añadir un canal de Slack como destinatario interno y recibir allí los mismos eventos internos. Es opcional, junto con la campana de la aplicación y el correo electrónico.

Los recordatorios evitan que se pierda una publicación. Cuando una publicación sigue esperando validación a medida que se acerca la hora programada, MagicPost avisa de antemano a la persona encargada de aprobarla. En el caso de una agencia, ese aviso va dirigido a la persona que realmente puede aprobarla: un mánager si un miembro está supervisado por uno, o en caso contrario, el propietario de la cuenta.

Gestionar la validación en todo tu equipo

Si diriges un equipo, no tienes que cambiar a la cuenta de cada miembro para gestionar las revisiones de sus clientes. Desde el panel de miembros, utiliza el menú de tres puntos situado junto a un miembro para abrir y gestionar directamente sus calendarios compartidos. El modo de validación funciona para todos los miembros, incluidos los propietarios y administradores, de modo que todo el equipo gestiona las aprobaciones de los clientes de la misma manera.

Buenas prácticas

• Un enlace por cliente, un nivel por uso. Guarda el enlace de Validación para el cliente final y el enlace de Edición para un colaborador de confianza.

• Desactiva un enlace cuando finalice un proyecto. Cortas ese acceso con un solo clic sin afectar a tus otros enlaces compartidos, y puedes fijar una fecha de vencimiento en un enlace para una campaña puntual.

• Dirige las notificaciones a la persona que decide. Asegúrate de que el aprobador, y no solo un observador, está en la lista de destinatarios.

• Mantén activo el modo de validación durante toda la colaboración. Es lo que garantiza que ninguna publicación se publique sin aprobación.

Preguntas frecuentes

¿Tiene mi cliente que pagar o crear una cuenta?

No. Abren el enlace compartido y listo: sin cuentas, sin contraseñas y sin suscripción a MagicPost por su parte.

¿Puedo revocar el acceso de un cliente?

Sí, en cualquier momento. Desactivas el enlace en cuestión y el resto de los enlaces compartidos siguen siendo válidos. También puedes establecer una fecha de vencimiento en un enlace.

¿Puede mi cliente cambiar mis publicaciones contra mi voluntad?

Solo si les das el nivel de Edición. Con Validación, pueden aprobar y comentar, pero no tocar el texto.

¿Qué pasa si una publicación no se valida a tiempo?

No se publica. Un recordatorio avisa a la persona encargada de aprobarla antes de la hora programada para evitarlo, de modo que una aprobación olvidada no se convierta en una publicación perdida.

¿Verá mi cliente la marca MagicPost?

No. El calendario compartido y los correos electrónicos de notificación se envían bajo tu nombre y marca (marca blanca).

¿Tengo que usar Slack?

No. Slack es opcional. Las notificaciones por correo electrónico y la campana dentro de la aplicación funcionan por sí solas.

¿Necesitas ayuda?

Ponte en contacto a través del chat integrado de la aplicación o reserva una llamada de bienvenida de 30 minutos para configurar el modo de validación para tu agencia: https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team