Hoe manage je je klanten op MagicPost?

Met het Agency-abonnement van MagicPost kun je al de content van je klanten beheren vanaf één werkruimte, zonder te hoeven jongleren met verschillende tools of in te loggen op afzonderlijke accounts. Deze gids leidt je door de volledige workflow: klanten toevoegen, veilig hun LinkedIn koppelen, content maken en goedkeuren, op de hoogte blijven en rapporteren onder je eigen brand.

Als je LinkedIn beheert voor meerdere mensen, is het schrijven zelden het moeilijkste deel. Het is de opzet, de goedkeuringen en de rapportage eromheen. Deze gids behandelt elk van deze aspecten.

Een klant toevoegen aan je werkruimte

1. Ga naar je werkruimte en open de sectie Klanten.

2. Voeg een klant toe door hem een uitnodiging te sturen of namens hem een account aan te maken.

3. Herhaal dit voor elke klant die je beheert. Je hebt één zetel per klant nodig.

Elke klant krijgt zijn eigen toegewijde ruimte: persoonlijke AI-instellingen (tone of voice, brand-richtlijnen), hun eigen post-geschiedenis en een aparte planningkalender. Niets loopt over van de ene klant naar de andere, zodat je nooit in de war raakt voor wie je schrijft.

Veilig de LinkedIn van je klant koppelen

Je klanten hoeven geen MagicPost-account aan te maken of een wachtwoord te delen om hun LinkedIn te koppelen. De verbinding verloopt via de officiële autorisatie van LinkedIn, niet via een browserextensie.

1. Genereer een veilige verbindingslink vanuit het profiel van je klant.

2. Stuur de link naar je klant.

3. Ze klikken erop, autoriseren LinkedIn en sluiten het tabblad.

Hun LinkedIn-profiel is direct gekoppeld aan je werkruimte en je ontvangt een bevestigingsmail. Geen browserextensie, geen gedeelde inloggegevens, geen 2FA-codes die naar hun telefoon worden gestuurd en geen risico voor hun account.

Dit is belangrijk omdat gedeelde logins de meest voorkomende manier zijn waarop een agency het account van een klant in gevaar brengt. Door ze te elimineren, neem je het risico weg.

Schakelen tussen klanten

Al je klanten zijn toegankelijk via het menu linksboven. Schakel direct tussen accounts om hun content te beheren, posts in te plannen en de engagement af te handelen zonder je flow te verliezen. Eén dashboard laat zien wat er voor elke klant uitgaat, zodat je het hele portfolio in één oogopslag kunt zien.

Goedkeuring van de klant krijgen voor publicatie

Dit is de kern van het agency-werk: niets mag live gaan zonder de goedkeuring van de klant. MagicPost lost dit op met de validatiemodus, die je per klant kunt inschakelen.

Zet de validatiemodus aan

Schakel de validatiemodus in bij de instellingen van de klant. Standaard staat dit aan voor elke nieuwe klant bij organisaties van het type Agency. Zodra het aanstaat, krijgen posts een kleurcode in de kalender en verschijnt er een Delen-knop.

Kies het juiste toegangsniveau

Voordat je een link deelt, bepaal je wat de klant mag doen. Er zijn drie niveaus:

• Eenvoudig: de klant kan alleen bekijken, zonder goedkeuring en zonder discussie. Ideaal om de planning te laten zien zonder hen bij de beoordeling te betrekken.

• Validatie: de klant kan posts bekijken, goedkeuren of on hold zetten, en erover discussiëren. Dit is de meest voorkomende situatie, waarbij de klant groen licht en feedback geeft.

• Bewerken: alles uit Validatie, plus het rechtstreeks bewerken van de post-tekst. Het beste voor een zeer autonome klant, of een teamgenoot die met je meeschrijft.

Begin met Validatie. Het is de perfecte balans tussen de klant die zijn mening geeft en jij die de controle over de content behoudt.

Deel de hele kalender of een enkele post

Je kunt de hele kalender delen zodat de klant de maand in zijn eigen tempo kan beoordelen, of één specifieke post delen als je snel feedback wilt op een enkele publicatie. MagicPost bereidt de link voor elk toegangsniveau voor. Je kopieert de juiste en verstuurt deze hoe je maar wilt.

Wat je klant ervaart

Je klant klikt op de link en komt direct op je kalender terecht, zonder account om aan te maken en zonder wachtwoord. Ze zien jouw naam en jouw logo, niet die van MagicPost: het tabblad, het icoon en de header vallen allemaal onder jouw brand (white label). Voor hen is het de tool van jouw agency.

Afhankelijk van het toegangsniveau kunnen ze een post openen, deze in één klik valideren of in de wacht laten staan, een reactie achterlaten om je te vertellen wat er niet klopt, en (met Bewerken) de tekst rechtstreeks aanpassen. De gedeelde kalender werkt op mobiel, zodat ze vanaf hun telefoon kunnen beoordelen en goedkeuren.

De levenscyclus van een post

Elke post doorloopt drie statussen, gemakkelijk in één oogopslag te herkennen aan de kleur:

1. Te valideren (grijs): ingepland maar nog niet goedgekeurd. Zolang deze hier staat, wordt hij niet gepubliceerd.

2. Gevalideerd (groen): de klant heeft goedgekeurd. De post gaat er op het geplande tijdstip automatisch uit.

3. Gepubliceerd (blauw): de post staat live op LinkedIn.

De beveiliging is simpel: een post die niet is gevalideerd, gaat nooit naar buiten. Je kunt nooit per ongeluk iets publiceren zonder goedkeuring.

Posts bespreken met je klant

Goedkeuring is zelden een simpele ja of nee. De klant wil bijvoorbeeld zeggen: "geweldig, maar verander de hook" of "kunnen we dit naar donderdag verplaatsen?". Onder elke gedeelde post is er een discussie-draad, zodat die conversatie gekoppeld blijft aan de post in plaats van verspreid te raken over e-mails.

• De klant schrijft opmerkingen direct op de post.

• Je reageert van binnenuit MagicPost.

• Iedereen ziet de volledige geschiedenis op één plek, gekoppeld aan de juiste post.

Wanneer de klant een nieuw bericht achterlaat, vertoont de post een ongelezen-indicator, zodat je direct ziet wat je aandacht nodig heeft. De feedback bevindt zich waar de post zich bevindt, wat goedkeuringsrondes sneller maakt en de overdrachten soepeler.

Op de hoogte blijven: notificaties en herinneringen

Je zou nooit de kalender moeten hoeven vernieuwen om te weten wat er gebeurt. Notificaties worden eenmalig ingesteld via de Deel kalender-dialoog en zijn onderverdeeld in twee groepen.

• Interne ontvangers (jouw team: eigenaar, beheerders) krijgen een melding wanneer een post is gevalideerd of een nieuw bericht krijgt in de discussie.

• Externe ontvangers (de klantzijde) krijgen een melding wanneer een post is ingepland en validatie nodig heeft, of een nieuw bericht krijgt. Externe ontvangers zien alleen wat op hen betrekking heeft, en hun e-mails worden verzonden onder jouw brand, niet die van MagicPost.

Als je team Slack gebruikt, kun je een Slack-kanaal toevoegen als interne ontvanger en daar dezelfde interne gebeurtenissen ontvangen. Dit is optioneel, naast de in-app bel en e-mail.

Herinneringen voorkomen een gemiste publicatie: wanneer een post nog steeds op validatie wacht terwijl de geplande tijd nadert, geeft MagicPost de goedkeurder vooraf een seintje (een manager als het lid er een heeft, anders de accounteigenaar), zodat er tijd is om te handelen.

White-label rapporten downloaden

Zodra een klant actief is, kun je op elk moment hun performance opvragen.

1. Ga naar de sectie Rapporten van de klant.

2. Pas het rapport aan met jouw huisstijl of de kleuren van je klant.

3. Download en verstuur, of exporteer naar CSV.

Rapporten bevatten impressies, gegenereerde volgers, best presterende posts en meer, zodat een maandelijks klantoverzicht minuten in beslag neemt in plaats van een middag handmatige screenshots maken.

De klantbeoordelingen van je team beheren

Als je een team leidt, hoef je niet naar de accounts van elk individueel lid te switchen om hun klantbeoordelingen af te handelen. Gebruik via het dashboard voor leden het menu met de drie puntjes naast een lid om hun gedeelde kalenders direct te openen en te beheren. De validatiemodus werkt voor elk lid, inclusief eigenaren en beheerders, zodat het hele team de goedkeuringen van klanten op dezelfde manier afhandelt.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Moet mijn klant betalen of een account aanmaken?

Nee. Ze openen de gedeelde link en dat is het. Geen account, geen wachtwoord, geen MagicPost-abonnement aan hun kant.

Kan ik de toegang van een klant intrekken?

Ja, op elk gewenst moment. Je schakelt de betreffende link uit en de andere links blijven geldig. Je kunt ook een verloopdatum instellen op een link voor een eenmalige campagne.

Kan mijn klant ongewenst mijn posts aanpassen?

Alleen als je ze het niveau Bewerken geeft. Met Validatie kunnen ze goedkeuren en reageren, maar de tekst niet aanraken.

Wat gebeurt er als een post niet op tijd is gevalideerd?

Dan gaat deze niet uit. De herinnering is er om dat te voorkomen door de goedkeurder te waarschuwen voor het geplande tijdstip.

Ziet mijn klant de branding van MagicPost?

Nee. De gedeelde kalender en de notificatiemails worden verzonden onder jouw naam en brand (white label).

Moet ik Slack gebruiken?

Nee. Slack is optioneel. De in-app bel en e-mailnotificaties werken op zichzelf.

Hulp nodig?

Neem contact op via de in-app chat, of boek een introductiegesprek van 30 minuten om de werkruimte van je agency in te richten: https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team