Hoe beheer je je klanten op MagicPost?
|Het Agency-abonnement van MagicPost stelt je in staat om alle LinkedIn-content van je klanten te beheren vanuit één enkele workspace, zonder te hoeven jongleren met afzonderlijke tools of in te loggen op verschillende accounts. Deze gids loodst je door de volledige workflow: klanten toevoegen, hun LinkedIn veilig koppelen, content creëren en goedkeuren, op de hoogte blijven en rapporteren onder je eigen brand.
Als je LinkedIn beheert voor meerdere mensen, is het schrijven zelden het moeilijkste deel. Het is de inrichting, de goedkeuringen en de rapportage eromheen. Deze gids behandelt elk van deze onderdelen op beurt.
Beheren van seats en teamleden
Je dashboard toont je agency-naam en hoeveel seats je momenteel in gebruik hebt van je totaal, bijvoorbeeld 4 van de 10.
Een seat komt simpelweg overeen met een LinkedIn-connectie, zodat je in één oogopslag precies weet hoeveel ruimte je nog hebt om nieuwe klanten te onboarden.
Om een seat toe te voegen, gebruik je de knop Account toevoegen. Je hebt twee opties:
Uitnodigingslink: voer het e-mailadres van je klant of teamlid in. Zij ontvangen een uitnodiging, maken hun account aan en je krijgt een melding zodra dit is gebeurd. Ze verschijnen dan in je dashboard.
Belangrijk om te weten is dat dit deze persoon toegang geeft tot hun eigen MagicPost-account met alle bijbehorende features.
Snelle toevoeglink (Quick Add): deel een link en je klant koppelt zelf hun LinkedIn wanneer het hen uitkomt, zonder dat je ooit hun inloggegevens hoeft te hanalen. Je krijgt een melding zodra de verbinding is gemaakt.
Dit is ideaal voor klanten die de interface van MagicPost niet hoeven te zien.
Als je een ghostwriter of teamgenoot onboardt in plaats van een klant, schakel dan de optie Beheerder in. Hiermee kunnen ze schakelen tussen accounts en content schrijven voor verschillende van je klanten.
Je kunt ook de optie Toegewezen seat uitschakelen voor die persoon als ze hun eigen LinkedIn-connectie niet nodig hebben, zodat je niet betaalt voor een seat die ze niet gebruiken.
Meer ruimte nodig, of wil je wat seats vrijmaken? Met de knop Seats beheren kun je op elk moment seat kopen of verwijderen.
Schakelen tussen klanten
Al je klanten zijn toegankelijk via het menu linksboven. Schakel direct tussen accounts om hun content te beheren, posts in te plannen en engagement te beheren zonder je focus te verliezen. Eén dashboard toont wat er voor elke klant uitgaat, zodat je de hele lijst in één oogopslag kunt zien.
Goedkeuring van de klant krijgen vóór publicatie
Dit is de kern van het werk van een agency: niets mag live gaan zonder de goedkeuring van de klant.
MagicPost lost dit op met de validatiemodus, die je per klant kunt inschakelen.
Schakel de validatiemodus in
Schakel de validatiemodus in bij de instellingen van de klant. Standaard is dit ingeschakeld voor elke nieuwe klant binnen organisaties van het type Agency. Zodra deze modus is ingeschakeld, krijgen posts een kleurcode in de kalender en verschijnt er een Delen-knop op hun speciale kalender.
Kies het juiste toegangsniveau
Voordat je een link deelt, beslis je wat de klant mag doen. Er zijn drie niveaus:
Simpel: de klant kan alleen kijken, zonder goedkeuring en zonder discussie. Ideaal om de planning te laten zien zonder hen bij de beoordeling te betrekken.
Validatie: de klant kan posts bekijken, goedkeuren of on hold zetten, en erover discussiëren. Dit is het meest voorkomende scenario, waarbij de klant groen licht en feedback geeft.
Bewerken (Edition): alles uit Validatie, plus het rechtstreeks bewerken van de tekst van de post, het wijzigen van de postdatum, het wijzigen van de media en zelfs het annuleren van een post. Dit is het beste voor een zeer autonome klant, of een teamgenoot die samen met jou schrijft.
Wat je klant ervaart
Je klant klikt op de link en komt direct op je kalender terecht, zonder een account te hoeven aanmaken en zonder wachtwoord.
Afhankelijk van het toegangsniveau kunnen ze een post openen, met één klik valideren of in de wacht zetten, een opmerking achterlaten om je te vertellen wat er niet klopt, en (met Editie-toegang) de tekst, de publicatiedatum en het medium rechtstreeks aanpassen. De gedeelde kalender werkt ook op mobiel, zodat ze vanaf hun telefoon kunnen beoordelen en goedkeuren.
De levenscyclus van een post
Elke post doorloopt drie statussen, die in één oogopslag aan de hand van een kleur herkenbaar zijn:
Te valideren (grijs): ingepland maar nog niet goedgekeurd. De post wordt niet gepubliceerd zolang hij hier staat.
Gevalideerd (groen): de klant heeft goedgekeurd. De post gaat automatisch live op het geplande tijdstip.
Gepubliceerd (blauw): online op LinkedIn.
De beveiliging is eenvoudig: een post die niet is gevalideerd, gaat nooit online. Je kunt nooit per ongeluk iets publiceren zonder goedkeuring.
Posts bespreken met je klant
Een goedkeuring is zelden een simpele 'ja' of 'nee'. De klant wil misschien zeggen "geweldig, maar pas de hook aan" of "kunnen we dit naar donderdag verplaatsen?". Onder elke gedeelde post is er een thread voor discussie en opmerkingen, zodat dat gesprek gekoppeld blijft aan de post in plaats van verspreid te raken over verschillende e-mails.
De klant schrijft zijn opmerkingen direct op de post.
Je reageert hierop vanuit MagicPost.
Wanneer de klant een nieuw bericht achterlaat, toont de post een indicator voor ongelezen berichten, zodat je direct ziet wat je aandacht nodig heeft.
Op de hoogte blijven: notificaties en herinneringen
Je zou de kalender nooit handmatig moeten hoeven verversen om te weten wat er gebeurt. Notificaties worden eenmalig ingesteld via de Gedeelde kalender-dialoog en zijn onderverdeeld in twee groepen.
Interne ontvangers (jouw team: eigenaar, beheerders) krijgen een melding wanneer een post is gevalideerd of wanneer er een nieuw bericht in de discussie is geplaatst.
Externe ontvangers (de kant van de klant) krijgen een melding wanneer een post is ingepland en moet worden gevalideerd, of wanneer er een nieuw bericht is. Externe ontvangers zien alleen wat voor hen relevant is, en hun e-mails worden verzonden onder jouw brand, niet die van MagicPost.
Als je team Slack gebruikt, kun je een Slack-kanaal toevoegen als interne ontvanger en daar dezelfde interne gebeurtenissen ontvangen. Dit is optioneel, naast het belletje in de app en e-mail.
Herinneringen voorkomen dat je een publicatie mist: wanneer een post nog steeds op validatie wacht terwijl de geplande tijd nadert, geeft MagicPost de goedkeurder vooraf een seintje (een manager als de klant er een heeft, anders de accounteigenaar), zodat er nog tijd is om actie te ondernemen.
White-label rapporten downloaden
Zodra een klant actief is, kun je op elk gewenst moment hun performance downloaden.
Ga naar de sectie Rapporten van de klant.
Pas het rapport aan aan je eigen huisstijl of de kleuren van de klant.
Download het rapport en verstuur het, of exporteer het naar CSV.
Rapporten bevatten impressies, gewonnen volgers, best presterende posts en meer, zodat een maandelijkse update voor de klant minuten kost in plaats van een middag handmatig screenshots maken.
Veelgestelde vragen
Moet mijn klant betalen of een account aanmaken?
Nee. Ze openen de gedeelde link en dat is het. Geen account, geen wachtwoord, geen MagicPost-abonnement aan hun kant.
Kan ik de toegang van een klant intrekken?
Ja, op elk moment. Je deactiveert de betreffende link en de andere links blijven gewoon geldig. Je kunt ook een verloopdatum instellen op een link voor een eenmalige campagne.
Kan mijn klant mijn posts aanpassen zonder dat ik dat wil?
Alleen als je hen het niveau 'Bewerken' (Edition) geeft. Met 'Validatie' kunnen ze de post goedkeuren en opmerkingen achterlaten, maar ze kunnen niet aan de tekst komen.
Wat gebeurt er als een post niet op tijd is gevalideerd?
Dan gaat deze niet online. De herinnering is er om dat te voorkomen, door de goedkeurder een uur voor de geplande tijd een melding te sturen.
Ziet mijn klant de branding van MagicPost?
Nee. De gedeelde kalender en de notificatie-e-mails worden verzonden onder jouw naam en brand (white-label).
Ben ik verplicht om Slack te gebruiken?
Nee. Slack is optioneel. De in-app notificaties en e-mailnotificaties werken op zichzelf.
Hulp nodig?
Neem contact op via de in-app chat, of boek een 30 minuten durende onboarding call om je agency-workspace in te laten richten: https://cal.com/magicpost-team/book-a-call