Wie Sie Ihre Kunden auf MagicPost verwalten

Mit dem Agency-Tarif von MagicPost können Sie alle LinkedIn-Inhalte Ihrer Kunden über einen einzigen Arbeitsbereich verwalten, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln oder sich bei separaten Konten anmelden zu müssen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Workflow: Kunden hinzufügen, deren LinkedIn-Profile sicher verbinden, Inhalte erstellen und freigeben lassen, auf dem Laufenden bleiben und Berichte unter Ihrer eigenen Marke erstellen.

Wenn Sie LinkedIn für mehrere Personen verwalten, ist das Schreiben selten der schwierigste Teil. Es sind vielmehr die Einrichtung, die Freigaben und die anschließende Berichterstattung. Dieser Leitfaden befasst sich nacheinander mit jedem dieser Themen.

Einen Kunden zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen

1. Gehen Sie zu Ihrem Arbeitsbereich und öffnen Sie den Bereich Kunden.

2. Fügen Sie einen Kunden hinzu, indem Sie ihm entweder eine Einladung senden oder in seinem Namen ein Konto erstellen.

3. Wiederholen Sie das für jeden Kunden, den Sie verwalten. Sie benötigen einen Platz pro Kunde.

Jeder Kunde erhält seinen eigenen, dedizierten Bereich: persönliche KI-Einstellungen (Tonfall, Markenrichtlinien), einen eigenen Beitragsverlauf und einen separaten Planungskalender. Da die Daten der Kunden streng getrennt sind, laufen Sie nie Gefahr, die Inhalte für verschiedene Kunden zu verwechseln.

Die LinkedIn-Profile Ihrer Kunden sicher verbinden

Ihre Kunden müssen kein MagicPost-Konto erstellen oder ein Passwort teilen, um ihr LinkedIn-Profil zu verbinden. Die Verbindung läuft über die offizielle Autorisierung von LinkedIn, nicht über eine Browser-Erweiterung.

1. Erstellen Sie einen sicheren Verbindungslink über das Profil Ihres Kunden.

2. Senden Sie den Link an Ihren Kunden.

3. Dieser klickt darauf, autorisiert LinkedIn und schließt den Tab wieder.

Das LinkedIn-Profil Ihres Kunden ist sofort mit Ihrem Arbeitsbereich verknüpft, und Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Keine Browser-Erweiterung, keine Weitergabe von Zugangsdaten, keine 2FA-Codes, die auf das Smartphone des Kunden geschickt werden müssen, und kein Risiko für dessen Konto.

Dies ist deshalb so wichtig, weil geteilte Passwörter das größte Sicherheitsrisiko im Agenturgeschäft darstellen. Wenn Sie dieses Risiko eliminieren, ist das Konto Ihres Kunden absolut sicher.

Zwischen Kunden wechseln

Alle Ihre Kunden sind über das Menü oben links erreichbar. Wechseln Sie im Handumdrehen zwischen den Konten, um deren Inhalte zu verwalten, Beiträge zu planen und Interaktionen zu steuern, ohne Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen. Über ein einziges Dashboard sehen Sie sofort, was bei allen Kunden geplant ist, sodass Sie das gesamte Portfolio im Blick behalten.

Kundenfreigabe vor Veröffentlichung einholen

Das ist das Herzstück der Agenturarbeit: Nichts sollte ohne die Freigabe des Kunden online gehen. MagicPost löst dies mit dem Validierungsmodus, den Sie für jeden Kunden separat aktivieren können.

Validierungsmodus aktivieren

Aktivieren Sie den Validierungsmodus in den Einstellungen des jeweiligen Kunden. Standardmäßig ist er bei Konten des Typs Agentur für jeden neuen Kunden bereits aktiviert. Sobald er aktiv ist, erhalten Beiträge im Kalender einen Farbcode und ein Teilen-Button wird eingeblendet.

Die richtige Zugriffsebene wählen

Bevor Sie einen Link teilen, legen Sie fest, was der Kunde tun darf. Es gibt drei Stufen:

• Einfach: Der Kunde kann Beiträge nur ansehen, hat aber keine Freigabe- oder Diskussionsrechte. Ideal, um die Planung zu zeigen, ohne den Kunden in das Review einzubeziehen.

• Validierung: Der Kunde kann Beiträge ansehen, freigeben, zurückhalten und kommentieren. Dies ist der am häufigsten genutzte Modus, bei dem der Kunde grünes Licht gibt oder Feedback hinterlässt.

• Bearbeitung: Beinhaltet alle Rechte aus der Validierung plus die Möglichkeit, den Beitragstext selbst direkt zu bearbeiten. Perfekt für sehr eigenständige Kunden oder Teamkollegen, die gemeinsam mit Ihnen Texte verfassen.

Starten Sie am besten mit der Stufe Validierung. Das ist die perfekte Balance zwischen dem Einholen von Feedback und dem Behalten der vollen Inhaltskontrolle.

Den gesamten Kalender oder einen einzelnen Beitrag teilen

Sie können den gesamten Kalender freigeben, sodass der Kunde die Monatsplanung im eigenen Tempo prüfen kann, oder einen spezifischen Beitrag teilen, wenn Sie schnelles Feedback zu einer einzelnen Veröffentlichung benötigen. MagicPost erstellt den passenden Link für die gewünschte Zugriffsebene. Kopieren Sie einfach den richtigen Link und senden Sie ihn auf dem Kanal Ihrer Wahl.

Was Ihr Kunde sieht

Ihr Kunde klickt auf den Link und landet direkt in Ihrem Kalender – ganz ohne Registrierung oder Passworteingabe. Er sieht Ihren Namen und Ihr Logo, nicht das von MagicPost: Der Tab, das Symbol und die Kopfzeile sind an Ihre Marke angepasst (White-Label). Für Ihren Kunden sieht es aus wie ein eigenes Tool Ihrer Agentur.

Je nach Zugriffsebene kann der Kunde einen Beitrag öffnen, ihn mit einem Klick freigeben oder auf „ausstehend“ setzen, Kommentare hinzufügen und im Bearbeitungsmodus auch direkt Textänderungen vornehmen. Der geteilte Kalender ist für Mobilgeräte optimiert, sodass Freigaben problemlos von unterwegs über das Smartphone erledigt werden können.

Der Lebenszyklus eines Beitrags

Jeder Beitrag durchläuft drei Status, die auf den ersten Blick farblich leicht zu erkennen sind:

1. Zu validieren (grau): Geplant, aber noch nicht freigegeben. In diesem Status wird der Beitrag nicht veröffentlicht.

2. Validiert (grün): Der Kunde hat die Freigabe erteilt. Der Beitrag wird automatisch zum geplanten Zeitpunkt veröffentlicht.

3. Veröffentlicht (blau): Der Beitrag ist live auf LinkedIn.

Die Sicherheitsregel ist einfach: Ein nicht freigegebener Beitrag geht niemals online. So können Sie niemals versehentlich ungeprüfte Inhalte veröffentlichen.

Beiträge mit Ihrem Kunden besprechen

Eine Freigabe ist selten ein einfaches Ja oder Nein. Oft möchte der Kunde anmerken: „Klingt super, aber ändern wir bitte noch den Teaser“ oder „Können wir das auf Donnerstag verschieben?“. Unter jedem geteilten Beitrag gibt es einen Diskussions-Thread, sodass der Austausch direkt beim Beitrag bleibt, statt in unzähligen E-Mails unterzugehen.

• Der Kunde schreibt Feedback direkt unter den Beitrag.

• Sie antworten direkt aus MagicPost heraus.

• Alle Beteiligten sehen den gesamten Verlauf an einem Ort, verknüpft mit dem dazugehörigen Beitrag.

Wenn der Kunde eine neue Nachricht hinterlässt, wird dies am Beitrag markiert, sodass Sie sofort sehen, wo Handlungsbedarf besteht. Das Feedback bleibt genau dort, wo der Beitrag ist, was Freigabeschleifen beschleunigt und Übergaben vereinfacht.

Immer auf dem Laufenden bleiben: Benachrichtigungen und Erinnerungen

Sie müssen den Kalender nicht ständig aktualisieren, um zu sehen, was passiert. Benachrichtigungen werden einmalig im Kalender freigeben-Dialog eingerichtet und sind in zwei Gruppen unterteilt.

• Interne Empfänger (Ihr Team: Inhaber, Admins) werden benachrichtigt, wenn ein Beitrag freigegeben wurde oder eine neue Nachricht im Diskussionsverlauf vorliegt.

• Externe Empfänger (auf Kundenseite) werden benachrichtigt, wenn ein Beitrag geplant wurde und zur Freigabe bereitsteht oder eine neue Nachricht hinterlassen wurde. Externe Empfänger sehen nur das, was sie betrifft, und die E-Mails werden in Ihrem Corporate Design (nicht im Design von MagicPost) versendet.

Wenn Ihr Team mit Slack arbeitet, können Sie einen Slack-Kanal als internen Empfänger hinzufügen, um alle Systembenachrichtigungen auch dort zu erhalten. Dies ist eine optionale Ergänzung zu den In-App-Meldungen und E-Mails.

Erinnerungen verhindern, dass Veröffentlichungen vergessen werden: Wenn ein Beitrag kurz vor dem geplanten Veröffentlichungstermin noch auf die Freigabe wartet, sendet MagicPost rechtzeitig eine Erinnerung an den Freigebenden (einen Manager, sofern zugewiesen, ansonsten den Kontoinhaber), damit noch reagiert werden kann.

White-Label-Berichte herunterladen

Sobald ein Kunde aktiv ist, können Sie jederzeit dessen Performance-Berichte abrufen.

1. Gehen Sie zum Bereich Berichte des jeweiligen Kunden.

2. Passen Sie den Bericht mit Ihrem Branding oder den Farben Ihres Kunden an.

3. Laden Sie den Bericht herunter, versenden Sie ihn direkt oder exportieren Sie ihn als CSV-Datei.

Die Berichte enthalten Impressionen, neue Follower, die erfolgreichsten Beiträge und vieles mehr – so dauert das monatliche Kunden-Reporting nur wenige Minuten statt eines halben Tages für manuelle Screenshots.

Kunden-Reviews im Team verwalten

Wenn Sie ein Team leiten, müssen Sie nicht in die Konten der einzelnen Teammitglieder wechseln, um das Feedback der Kunden einzusehen. Nutzen Sie im Mitglieder-Dashboard das Drei-Punkte-Menü neben dem jeweiligen Teammitglied, um dessen geteilte Kalender direkt zu öffnen und zu verwalten. Der Validierungsmodus funktioniert für jedes Mitglied, einschließlich Inhabern und Admins, sodass das gesamte Team bei den Kundenfreigaben einheitlich arbeitet.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

Muss mein Kunde bezahlen oder ein Konto anlegen?

Nein. Er klickt einfach auf den geteilten Link. Es wird kein Konto, kein Passwort und kein MagicPost-Abonnement auf Kundenseite benötigt.

Kann ich den Zugriff eines Kunden wieder entziehen?

Ja, jederzeit. Deaktivieren Sie einfach den entsprechenden Link; die anderen Links bleiben weiterhin gültig. Sie können für zeitlich begrenzte Kampagnen auch ein Ablaufdatum für einen Freigabelink festlegen.

Kann mein Kunde meine Beiträge ohne meine Zustimmung ändern?

Nur dann, wenn Sie ihm die Zugriffsebene „Bearbeitung“ zuweisen. Mit der Stufe „Validierung“ kann er Beiträge nur freigeben und kommentieren, den Text jedoch nicht ändern.

Was passiert, wenn ein Beitrag nicht rechtzeitig freigegeben wird?

Er wird nicht veröffentlicht. Die automatische Erinnerung soll genau das verhindern, indem sie den Freigebenden vor der geplanten Uhrzeit benachrichtigt.

Wird mein Kunde das MagicPost-Logo sehen?

Nein. Der geteilte Kalender und die Benachrichtigungs-E-Mails werden unter Ihrem Namen und mit Ihrem Logo versendet (White-Label).

Ist Slack zwingend erforderlich?

Nein. Slack ist optional. Die Benachrichtigungen per In-App-Glocke und E-Mail funktionieren auch ohne Slack einwandfrei.

Benötigen Sie Hilfe?

Kontaktieren Sie uns über den In-App-Chat oder buchen Sie ein 30-minütiges Onboarding-Telefonat, um Ihren Agentur-Arbeitsbereich optimal einzurichten: https://cal.com/magicpost-team/contact-sales-team